World Café methode
Wat is de World Café methode?
De World Café methode is een eenvoudige, effectieve en flexibele methode om een gesprek met grotere groepen (8 tot 400 deelnemers) te begeleiden.
Mensen met elkaar in contact brengen en hen inzichten laten delen over belangrijke onderwerpen is vaak een uitdaging. Hoe bied je mogelijkheden om ‘het ijs te breken’? Hoe moedig je alle betrokkenen aan om samen te werken rond een bepaald thema? Hoe zorg je voor een prikkelende omgeving waarin men tot nieuwe inzichten komt?
Wat maakt de World Café methode uniek?
Mensen beschikken over de wijsheid en creativiteit om zelfs de moeilijkste uitdagingen aan te gaan. Maar wat echt belangrijk is, is wat in ons hart zit. En de authenticiteit waarmee we erover tegen anderen spreken. Het World Café schept hiervoor de gepaste sfeer, context en focus zodat het mogelijk wordt open discussies te krijgen, en deze kennis aan te wenden.
Uit het boek The World Café: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter.
World Café brengt ons terug naar een wereld die we vergeten zijn, namelijk een wereld waar mensen van nature samenkomen omdat we graag samen willen zijn. Een wereld waar we het eeuwenoude proces van een goed gesprek kunnen waarderen, waar we niet bang zijn om te praten over de meest belangrijke zaken.
Op de officiële website vind je tal van voorbeelden en testimonials van bedrijven, conferenties en gemeenschappen over de hele wereld die de techniek succesvol toepassen.
Wanneer kies je voor een World Café methode?
Als het je doel is om deelnemers met elkaar te laten praten en oplossingen voor belangrijke problemen te vinden, en dit te delen met elkaar, dan is de World Café methode de beste keuze!
De World Café methode kan aangepast worden om op allerlei behoeften aan te sluiten. Verwerk de methode in je event, of plan een losse World Café-sessie. Je kunt de World Café methode gebruiken om nieuwe ideeën te genereren en vorm te geven, visie en strategie te bepalen, te aligneren omtrent cultuur en waarden, te leren op organisatieniveau, enz.
De informele setting garandeert actieve deelname van iedereen. Dankzij de kleine gespreksgroepen en de rol van de moderator komen ook de minder mondige mensen aan het woord. Alle betrokkenen worden echt gehoord en hun inbreng wordt gewaardeerd.
Hoe verloopt een World Café?
De uitnodiging en inschrijving
Op de uitnodiging wordt het centrale thema aangekondigd waarover het World Café zal gaan. Belangrijk hierbij is dat het open en informele karakter benadrukt wordt. Iedereen die dat wil moet zich kunnen inschrijven: niemand wordt verplicht om deel te nemen en niemand wordt uitgesloten. Vermeld op de uitnodiging zeker ook de datum, locatie, duurtijd en de doelstelling van de bijeenkomst.
Verwelkoming en introductie
Zet zachte muziek op wanneer de deelnemers aankomen en je hen verwelkomt.
Introduceer het centrale thema en zet de juiste context. Herhaal het doel van de bijeenkomst. Schets ook welke situatie dit thema nu zo belangrijk maakt.
Leg het concept uit: Er zijn 3 gespreksrondes, van elk 20 minuten, waarbij er telkens kleine groepjes van een 5-tal personen een deelthema bespreken. Na de eerste ronde zal één persoon blijven zitten (= de tafel gastheer) en de rest wisselt van tafel. Zo doen we 3 rondes in totaal. Op het einde worden de belangrijkste bevindingen en oplossingen gedeeld met de volledige groep.
Geef je deelnemers de World Café etiquette mee:
Concentreer je op wat van belang is.
Lever een bijdrage door jouw ideeën mee te delen.
Spreek met je hart en je verstand.
Luister om mekaar te begrijpen.
Breng ideeën met elkaar in verband.
Luister om tot nieuwe inzichten en nog diepzinnigere vragen te komen.
Speel, krabbel, teken – schrijven op tafels en flipcharts wordt aangemoedigd!
Geniet ervan!
Eerste gespreksronde
Verdeel de deelnemers in kleine groepen. Met te weinig aan een tafel is er niet genoeg diversiteit in de standpunten, met teveel aan een tafel wordt de persoonlijke interactie te beperkt.
De tafel gastheer introduceert het (deel)thema aan de tafel en modereert vervolgens het gesprek. Zowel de tafel gastheer als de leden van elke tafel worden, aangemoedigd om de belangrijkste ideeën neer te schrijven en met tekeningen weer te geven.
Tweede gespreksronde
Aan het begin van elke volgende gespreksronde verwelkomt de tafel gastheer de nieuwe gesprekspartners en vat kort de belangrijkste ideeën uit de vorige ronden samen.
Moedig de gasten aan om de ideeën van hun vorige tafelgesprekken met elkaar in verband te brengen en om aandachtig te luisteren en voort te bouwen op de bijdragen van de andere deelnemers.
Op het einde van de tweede gespreksronde vindt er een kruisbestuiving van de inzichten van vroegere gesprekken plaats tussen alle tafels of gespreksgroepen in de kamer.
Derde gespreksronde
In de derde gespreksronde kunnen de deelnemers terugkeren naar hun initiële tafel om hun ontdekkingen samen te voegen. Een ander optie is dat ze opnieuw aan een andere tafel gaan zitten, waarbij ze dezelfde of een nieuwe tafel gastheer aan de vorige tafel achterlaten.
Voor de derde gespreksronde wordt soms een nieuwe vraag gesteld om het onderzoek te verdiepen.
Terugkoppeling naar de volledige groep
Na de 3 gespreksrondes wordt tijd voorzien waarin de deelnemers hun ontdekkingen en inzichten met de hele groep kunnen delen.
Het is in deze gesprekken dat patronen kunnen worden geïdentificeerd, de collectieve kennis toeneemt en mogelijkheden voor vervolgacties tot stand komen.
Top 10 tips voor een geslaagd World Café
Wanneer je je aan onderstaande tips houdt, bereik je een sterke dynamiek op basis van samenwerking, actief engagement en constructieve mogelijkheden voor actie.
Tip 1 Verduidelijk de doelstelling
Besteed van bij het begin aandacht aan de reden waarom je mensen samenbrengt. Wanneer je de doelstelling van je ontmoeting kent, kan je gemakkelijker bepalen welke deelnemers aanwezig moeten zijn en welke parameters belangrijk zijn om jouw doel te bereiken.
Tip 2 Schep een open en gastvrije sfeer
Het is van essentieel belang dat je een open sfeer van zowel informaliteit als intimiteit creëert. Wanneer jouw gasten aankomen, moeten ze onmiddellijk beseffen dat dit geen gewone vergadering is.
Deze sfeer kan zorgen voor een relaxte setting waarin mensen zich op hun gemak voelen en zichzelf kunnen zijn. Zo wisselen ze ook gemakkelijker hun gedachten en ideeën met elkaar.
Besteed in het bijzonder aandacht aan de manier waarop de fysieke inrichting bijdraagt tot een uitnodigende sfeer.
Gebruik je verbeeldingskracht! Wees creatief!
Speel, experimenteer en improviseer!
- Kies voor een ruimte met veel daglicht en vensters
- Tover deze ruimte om in een echt café, met kleine tafels waaraan een kleine groep personen kunnen plaatsnemen
- Plaats de tafels op een willekeurige manier zodat het een ongedwongen indruk nalaat
- Vul de ruimte met planten en groen
- Bekleed de muren met inspirerende flipcharts (met relevante citaten)
- Voorzie een wit papieren tafelkleed waarop de mensen kunnen krabbelen
- Plaats een kleine vaas met bloemen op elke tafel
- Voorzie kleurrijke stiften en markers in een wijnglas of beker. De aanwezigheid van pen en papier moedigt de deelnemers aan om ideeën op papier zetten en connecties te tekenen van zodra deze opduiken
- Een café is natuurlijk geen café zonder een hapje en een drankje
Tip 3 Bestudeer vragen die van belang zijn
Het succes van een World Café-gesprek hangt af van de vragen die je kiest of die de deelnemers ontdekken tijdens zo’n gesprek. Jouw World Café bestudeert ofwel één enkele vraag ofwel meerdere vragen met het oog op een logische ontwikkeling van de ontdekking doorheen verschillende gespreksrondes.
Zorg ervoor dat de deelnemers voldoende belang hechten aan het behandelde thema. Je deelnemers zijn zo sneller bereid hier actief rond te werken. Het kan ook zeer krachtig zijn dat je de deelnemers zelf het deelthema laat formuleren waaraan zij wensen bij te dragen.
Denk eraan dat …
- Goed bedachte vragen energie aantrekken en onze aandacht vestigen op wat echt belangrijk is
- Goede vragen niet onmiddellijk moeten leiden tot actie of de oplossing van een probleem. Ze moeten eerder aanzetten tot onderzoek en ontdekking
- Je weet dat je een goede vraag hebt bedacht wanneer de vraag nieuwe ideeën en mogelijkheden blijft oproepen
- Gooi eventuele vragen van deelnemers in de groep om na te gaan of ze belangstelling en energie opwekken
Een krachtige vraag
- Heeft een open einde (kan je dus niet met ja of nee beantwoorden)
- Is eenvoudig en duidelijk
- Zet aan tot nadenken
- Wekt energie op
- Brengt onbewuste veronderstellingen aan de oppervlakte
- Creëert nieuwe mogelijkheden
Tip 4 Moedig iedereen aan om een bijdrage te leveren
Het is belangrijk om alle deelnemers aan te moedigen om hun ideeën en standpunten met de groep te delen, terwijl iedereen ook de kans moet krijgen om deel te nemen door gewoon te luisteren. Meer en meer mensen vinden het belangrijk om een verschil te kunnen maken en daarin een actieve bijdrage kunnen leveren. Capteer dus als tafel gastheer alle standpunten en vraag dieper door.
Tip 5 Verbind verschillende standpunten met elkaar
Eén van de typische kenmerken van het World Café is de mogelijkheid om aan een andere tafel te gaan zitten, nieuwe mensen te ontmoeten, een actieve bijdrage te leveren door jouw ideeën met de andere deelnemers te delen en de essentie van jouw ontdekkingen te linken met een steeds bredere groep mensen. Doordat deelnemers de belangrijkste ideeën of thema’s uitdragen naar nieuwe tafels, wisselen ze standpunten uit waardoor de kans groter wordt om tot verrassende, nieuwe inzichten te komen.
Tip 6 Luister goed naar inzichten en deel ontdekkingen
Door aandachtig te luisteren en aandacht te besteden aan thema’s, patronen en inzichten, beginnen we een verband te voelen met een groter geheel. Na verschillende gespreksrondes is het nuttig om een gesprek te voeren met de hele groep. Zo krijgt de hele groep de gelegenheid om de globale thema’s of vragen die nu aan de orde zijn, met elkaar in verband te brengen.
Tip 7. Hanteer een strikte timing
Laat de rondes niet te lang duren. Iedere ronde mag niet langer dan 20 minuten duren. Laat daarna iedere ronde aflopen met een specifiek geluid. Zo herkent iedereen dat de ronde afgelopen is en dat er van tafel gewisseld moet worden.
Tip 8. Kies rustige achtergrondmuziek
Een lounge achtergrondmuziek kan ervoor zorgen dat je gasten zich ontspannen en hun creativiteit uiten. Zorg er wel voor dat het geluid niet te hard staat, zodat de deelnemers elkaar goed kunnen verstaan en niet afgeleid raken.
Tip 9. Ontwerp een betekenisvolle terugkoppeling
Moedig deelnemers aan om na de derde ronde hun inzichten en bevindingen te delen. Een goede terugkoppeling helpt je bezoekers om hun ideeën te combineren en het eens te worden over de belangrijkste oplossingen en antwoorden. Volgende manieren zijn aanraders:
Doe een beroep op een grafisch verslaggever
Een grafisch verslaggever geeft de ideeën van de groep grafisch weer op flipcharts of in een grote wandtekening. Hierbij gebruikt hij tekst en grafische voorstellingen ter illustratie van de gesprekspatronen en baseert zich voor de input op de diverse tafels en gesprekken.
Laat de tafel gastheren plenair presenteren wat ze zien en laat de grafisch verslaggever aanvullen waar nodig.
Creëer een galerij
De tafel gastheren hangen het papier met de tekeningen en notities aan de muur zodat de andere deelnemers de ideeën van de groep kunnen ontdekken door erlangs te wandelen en te bekijken. De tafel gastheer blijft bij het onderwerp om eventuele vragen te beantwoorden.
Cluster inzichten in groepen en zoek verbanden
De deelnemers noteren de belangrijkste ideeën uit de gespreksgroep op een grote post-it en hangen deze omhoog aan de muur. Groepeer de inzichten in “verwante groepen” zodat ideeën die met elkaar verband houden, zichtbaar worden en beschikbaar zijn om de volgende stappen te bepalen die de groep gaat ondernemen.
Maak een verhaal
Maak een blogpost om de resultaten na de bijeenkomst te delen met een breder publiek, en hun feedback daarop te kennen. Zo maak je de ideeën nog sterker met input van buitenaf.
Pitch de kernideeën
Bereid per subgroep een pitch voor van een 2-tal minuten. Elke subgroep krijgt nadien 2 minuten om de pitch te brengen naar de volledige groep. Neem de pitch op met een smartphone zodat de video pitches nadien kunnen gedeeld worden met een breder publiek via (interne) social media platformen.
Tip 10. Vind een goede moderator die begrijpt hoe deze dynamiek werkt
De moderator van het evenement is degene die de volledige controle over deze dynamiek heeft. Denk daarom goed na over wie je hiervoor kiest. Kies iemand uit die goed de World Café-dynamiek begrijpt. Deze moderator ondersteunt ook de tafel gastheren in hun rol. De moderator zet mensen aan tot actie. Vervolgstappen definiëren zijn noodzakelijk om ontmoediging te voorkomen.
Conclusie: De World Café methode is krachtig indien je de juiste sfeer schept
World Café-sessies zijn eenvoudig en helpen mensen om verrassende oplossingen voor verschillende problemen te vinden. Kies belangrijke vragen en moedig je deelnemers aan om nieuwe ideeën of oplossingen te bedenken, terwijl ze discussiëren en samenwerken.
Wanneer je de tips en richtlijnen toepast bij je bijeenkomsten, zal je merken dat je in staat bent om een unieke World Café-omgeving te creëren, waarin verrassende en nuttige resultaten tot stand kunnen komen.
Een deskundige facilitatie met professionele moderator is van essentieel belang om de juiste sfeer en dynamiek te brengen. Doe beroep op ons voor de facilitatie en maak van jouw World Café een succes!