Open Space methode

Wat is de Open Space methode?

Open Space is een methode die ervoor zorgt dat grotere groepen (van 10 tot 2000 personen) op een energieke manier een gezamenlijk probleem of doelstelling uitwerken. Een heldere centrale open vraag die voor iedereen belangrijk is, tijd en ruimte waarbinnen de deelnemers zichzelf kunnen organiseren en het open karakter zijn de belangrijkste ingrediënten. Deelnemers brengen zelf de onderwerpen aan waar zij in geloven en definiëren er samen acties waar ze de energie voor hebben om er verder mee aan de slag te gaan. Op een Open Space die goed georganiseerd is, bruist het van de activiteit en komen er prachtige resultaten die niemand op voorhand had durven voorspellen.

Vier principes, de Wet van de Twee Voeten, hommels en vlinders

De Open Space methode hanteert vier principes:

Wie er ook komt, het zijn de juiste personen. Het maakt niet uit hoeveel mensen naar jouw sessie komen, het zijn de juiste mensen en mensen met interesse en energie. Ze kiezen er voor om daar te zijn, vanuit hun eigen energie en passie.
Wat gebeurt, is het enige wat kon gebeuren. Dit is een heel belangrijk principe! Laat jouw verwachtingen los, laat het verleden los, wat er is – is er! Hoe gaan we verder? Stel je open voor andere inzichten. Be prepared to be surprised!
Het begint wanneer het begint. In plaats van de tijd te laten leiden, gebruik het enkel als informatie en laat je eigen energie leiden. Creativiteit houdt zich niet vast aan tijd, het komt wanneer het komt. Een klok kan dit niet forceren.
Het is voorbij wanneer het voorbij is. Energie en passie laten zich niet stoppen door tijd, het kan zijn dat een sessie na 10 minuten gedaan is en dat is goed, op naar het volgende! Het kan ook zijn een sessie nog niet gedaan is en dan gaat deze gewoon verder. De voorziene ruimte dient groot genoeg te zijn om sessies verder te zetten die nog niet over waren.

– en één wet, de Wet van de Twee Voeten: de rechtervoet is jouw voet van passie, de linkervoet is jouw voet van verantwoordelijkheid. Wanneer je niks meer aan het bijleren bent, of je kan niet meer bijdragen aan het onderwerp en kan evenmin het gesprek een betere richting geven, gebruik dan jouw 2 voeten en ga ergens anders heen waar dit wel kan. Het is aan elke deelnemer om verantwoordelijkheid te nemen dat de eigen nood aan informatie, actie, kennis, en plezier ingelost wordt.

Deze wet heeft onder meer tot gevolg dat de minder productieve discussies snel eindigen. Niemand blijft immers graag lang staan bij iemand die niets wezenlijk heeft bij te dragen, maar wel zichzelf graag hoort praten.

We zien hierbij 2 soorten beestjes verschijnen:

– Hommels: zij gaan van één sessie naar de ander en nemen kennis, informatie, acties mee vanuit de één naar de ander. Die doen aan kruisbestuiving.
– Vlinders: zij zien er delicaat en breekbaar uit maar zijn verraderlijk in hun impact. Je vindt hen vooral buiten de sessies, ze blijven op de achtergrond – mogelijks dicht bij de koffie en het eten – ga bij hen langs en reflecteer samen met hen. De kans is groot dat je inzichten verrijkt worden waarna je die kan meenemen in andere sessies. Vlinders hebben een heel waardevolle taak in het geheel van de Open Space.

En wat je krijgt is: de juiste mensen die keihard werken aan de zaken waar zij in geloven om het centrale thema vooruit te helpen, mensen die genieten van wat ze aan het doen zijn en een hoge graad van zelforganisatie.

Wat zijn de voordelen van een Open Space?

Als Liberating Structure schaalt een Open Space naar grote groepen waarin iedereen een gelijke bijdrage kan hebben.
Er kan een groot aantal thema’s behandeld worden in korte tijd omdat er met parallelle sessies gewerkt wordt.
Deelnemers werken samen met anderen met wie zij normaal geen contact zouden hebben, rond thema’s waar zij in geloven.
Verantwoordelijkheid en eigenaarschap wordt gestimuleerd bij de deelnemers.
Voor de organisatie toont het welke ideeën er bottom-up zijn en waar de mensen in geloven. Enkel die thema’s die de aanwezigen het meest relevant vinden komen aan bod.
De ervaring om zeer effectief samen te werken aan een belangrijke vraagstelling is een krachtige stimulans voor motivatie bij deelnemers.
Conclusies en verdere acties worden transparant gedeeld met iedereen.
Het verslag is aan het einde van de bijeenkomst af, zodat men onmiddellijk aan de slag kan gaan met conclusies.
Een Open Space bijeenkomst inspireert vaak tot meer dynamiek en meer zelfsturing in de organisatie.
Met de juiste omkadering zoals Open Space Agility of Open Space Beta is dit een zeer krachtige veranderingsmethode omdat de mensen zelf de verandering trekken.

De rollen: sponsor, facilitator en deelnemers

De sponsor

In grote (traditionelere) organisaties kunnen eerste Open Space bijeenkomsten wel eens kritische vragen oproepen: honderden mensen die zonder vooraf bepaalde agenda samenkomen: hebben we daar wel tijd en geld voor over? Of is dat niet te gevaarlijk: mensen acties laten definiëren waar ze mee aan de slag gaan? Gaat dat passen in de strategie van het bedrijf?

Daarom is het van belang om een goede sponsor te zoeken in de organisatie. Iemand die hoog genoeg in de hiërarchie zit om het centrale thema bondig en inspirerend te brengen bij de opening van de open space. Samen met de sponsor wordt het centrale thema en de uitnodiging uitgewerkt, waarbij duidelijk de link gemaakt wordt met de strategie van het bedrijf. De sponsor is ook de persoon die in de organisatie de Open Space bijeenkomst zal verdedigen bij de collega’s van het management wanneer dat nodig is. De sponsor herhaalt ook duidelijk het commitment van de organisatie, vanop de uitnodiging, naar de deelnemers toe. Indien gewenst kan de sponsor achteraf nog even door de gedefinieerde acties gaan en er waar nodig feedback op geven. De sponsor is de ideale persoon om de juiste partijen te verbinden bij het uitwerken van de acties en kan deze acties een stevig duwtje in de rug te geven.

De facilitator

Tijdens de bijeenkomst is de belangrijkste taak van de facilitator om de open ruimte te scheppen en ervoor te zorgen dat deze open blijft. De facilitator brengt de principes en spelregels van de Open Space methode helder over aan de deelnemers. De facilitator brengt de deelnemers in de juiste mindset. De facilitator begeleidt het proces om tot de agenda te komen met topics van de deelnemers. Het belangrijkste dat de facilitator verder moet doen is zorgen dat de deelnemers verantwoording voor het eindresultaat van de bijeenkomst houden. Dat betekent is veel gevallen onzichtbaar, maar toch zeer aanwezig zijn tijdens de Open Space.

De deelnemers

De deelnemers vormen zelf de agenda op de Open Space. Een aantal deelnemers zal een sessie voorstellen en brengen. Andere deelnemers kiezen die sessies waar zij het meest kunnen aan bijdragen of bijleren. Door de Wet van de 2 voeten draagt iedereen op elk moment nuttig bij aan het geheel. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor de resultaten van de sessies en voor de acties die er gedefinieerd worden.

Open Space methode is een geperfectioneerde koffiepauze

De Open Space methode is in de jaren 80 beschreven door Harrison Owen in het boek: Open Space Technology – A Users Guide. Duizenden organisaties hebben dit format reeds toegepast en het is op vandaag nog steeds zéér succesvol.

Harrison Owen kreeg het idee voor de Open Space methode na een conferentie, waar de deelnemers – hoewel zij tevreden waren – vonden dat het beste onderdeel van de conferentie de koffiepauze was geweest! De echt belangrijke onderwerpen hadden zij tussendoor besproken, en vaak met veel meer enthousiasme dan tijdens het officiële programma. Maar wat bepaalt dan eigenlijk het succes van de koffiepauze? Je praat over die dingen waar je graag over wil praten, met de mensen met wie je wil praten, en zolang als het nog interessant genoeg is.

De Open Space methode kan je vergelijken met één lange, perfect voorbereide koffiepauze, waarin zelforganisatie alle kansen krijgt en een aantal eenvoudige spelregels zijn toegevoegd om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

Hoe verloopt een Open Space?

De voorbereiding

De centrale open vraag

Het eerste wat je nodig hebt, is een centrale open vraag, een vraag met een urgentie die de mensen ‘triggert’, een ‘brandende kwestie’. Iets waar ze passie voor hebben. Waarbij ze de ruimte krijgen om vanuit hun unieke bijdrage en rol, hun verantwoordelijkheid op te nemen. Een centrale vraag die gealigneerd is met de strategie van het bedrijf.

Bijvoorbeeld:

Hoe overleeft ons bedrijf in een digitale toekomst?
Hoe kunnen we de fusie van onze 2 bedrijven succesvol maken?
Hoe kunnen we meer waarde leveren aan onze klanten?
Ons bedrijf groeit explosief: hoe slagen we erin tegelijkertijd onze eigen ontwikkeling en als het plezier in ons werk vast te houden?
We ambiëren een nieuw leiderschapsmodel: hoe zorgen we ervoor dat dit er effectief komt?
Wij doen langer over productontwikkeling dan de concurrenten: hoe halveren we onze ontwikkelingstijd?
Hoe kunnen we stappen zetten naar een cultuur van vertrouwen, gedeeld leiderschap en continue verbeteren?
Hoe ziet onze klantbeleving van de toekomst eruit, en hoe creëren we die?

De uitnodiging en de inschrijvingen

De uitnodiging wordt samen met de sponsor opgemaakt en geeft glashelder weer wat het doel en de centrale vraag is van de Open Space. De uitnodiging inspireert, maakt de koppeling met de strategie, benadrukt de urgentie, en maakt duidelijk dat het niet om een gewone bijeenkomst gaat. De agenda komt immers van de deelnemers zelf. Wanneer gaat het door? Hoe kan ik inschrijven? Wie is het doelpubliek en hoe zorgen we ervoor dat deze mensen zich aangesproken voelen om deel te nemen? Een goede uitnodiging is cruciaal.

Het thema in de verf zetten en de deelnemers inspireren

In de communicatiecampagne rond de Open Space worden potentiële deelnemers warm gemaakt via de beschikbare kanalen zoals e-mail, posters, social media, kennisdelingsplatformen…

Ook kunnen deelnemers geïnspireerd worden rond het thema, of wakker geschud worden omtrent de urgentie ervan. Alle middelen zijn goed om de juiste mensen te activeren om deel te nemen aan de Open Space en hun kennis en ideeën te komen brengen. In de opbouw naar de Open Space geef je het evenement de nodige ruchtbaarheid. De verwachtingen en nieuwsgierigheid bouwen op.

De Open Space start met alle deelnemers in een cirkel

Bij het begin van een Open Space bijeenkomst zitten deelnemers in een grote kring zonder tafels. Of eventueel zelfs in meerdere kringen. De sponsor houdt een inspirerend openingswoord om kort en krachtig (het belang van) de centrale vraagstelling te formuleren. De sponsor vraagt de deelnemers om hulp bij het oplossen van de centrale vraag en herhaalt de belofte aan de deelnemers omtrent wat er verder zal gebeuren met de resultaten.

Vervolgens legt de facilitator de principes en werkwijze uit van de Open Space en brengt de deelnemers in de juiste mindset.

Samen de agenda maken

Heel eigen aan Open Space is het feit dat de agenda niet op voorhand wordt gemaakt, maar door de deelnemers zelf, ter plaatse.

Praktisch betekent dit dat er aan de muur een grote blanco agenda hangt. Het enige wat vooraf wordt vastgelegd, is een matrix van verschillende begintijden & locaties (break-out rooms). Na het toelichten van de principes en de manier van werken, wordt deze agenda door de deelnemers ingevuld met onderwerpen die er voor hen toe doen, binnen de vooropgestelde vraag.

De facilitator begeleidt dit proces en kan dit bijvoorbeeld als volgt aanpakken:

Deelnemers krijgen een tiental minuten om sessies op een post-it te noteren
Sessies worden vervolgens gepitched aan iedereen in het midden van de cirkel
De persoon die de sessie aankondigt, eist vervolgens een slot op de agenda op door de post-it op die plaats te hangen.
Wanneer alle topics gebracht zijn, wordt het agendaschema gefinaliseerd: sessies worden eventueel geclusterd, verplaatst van locatie of tijdstip in functie van het aantal geïnteresseerden.

Het resultaat van deze plenaire oefening is dat iedereen de kans heeft gekregen een sessie in te dienen, dat alle deelnemers zich kunnen vinden in de agenda en weten wanneer welke sessie in welke ruimte doorgaat.

Meerdere sessies tegelijkertijd en op elkaar volgend

Vervolgens gaan alle sessies door volgens de opgestelde agenda. De agenda kan echter nog gedurende het evenement in beweging zijn, er kunnen nog nieuwe sessies bijkomen, sessies verlengd worden… De agenda blijft daarom in de centrale ruimte hangen en wordt daar continue bijgewerkt.

De persoon die het topic aanbracht, is verantwoordelijk om de lead te nemen tijdens de sessie. De deelnemers zijn verantwoordelijk dat het resultaat van de sessie gedeeld wordt. Vaak wordt hiervoor een bepaalde template gebruikt met daarop een korte beschrijving van het topic, wie heeft bijgedragen en in de toekomst nog zal bijdragen aan de verdere uitwerking, wat de belangrijkste resultaten zijn van de sessie en voor welke vervolgstappen mensen zich nog zullen engageren.

De Open Space sluit af met alle deelnemers in de cirkel

De Open Space eindigt zoals deze begonnen is: in een cirkel, waarbij kort verslag zal worden gebracht van de sessies. Het aantal deelnemers, aantal sessies, aantal acties, belangrijkste en meest opvallende resultaten, enz.

De sponsor bedankt de deelnemers, herhaalt de belofte en verdere vervolgstappen van wat er nu met het resultaat zal gebeuren.

De facilitator sluit af met bijvoorbeeld een kort impressiemoment waarbij elke deelnemer zijn reflectie op het evenement verwoordt.

De verwerking van de resultaten en de nazorg

Als de Open Space één dag duurt, analyseert men nadien in een kleinere groep de resultaten en worden follow-up activiteiten gepland voor zover dat nodig is. In een Open Space van twee dagen gebeuren prioritering van alle ideeën en opstelling van actieplannen met de gehele groep. Als er 2,5-3 dagen beschikbaar zijn, is er tijd voor reflectie, en kunnen plannen worden aangepast en verfijnd, of kan er reeds met implementatie van bepaalde onderdelen worden begonnen.

Wanneer kies je voor Open Space?

Bij een centrale vraag of uitdaging waar veel belangen en meningen een rol spelen en het belangrijk is dat er voor de gevonden oplossing een draagvlak in de organisatie bestaat, en dat er tempo gemaakt wordt, dan is Open Space een goede methode van aanpak.

Er zijn uiteraard meerdere methoden voor het werken met grotere groepen en het is van belang de methode te kiezen die in de gegeven situatie de juiste is. Als aan de volgende vier voorwaarden is voldaan, dan is Open Space geschikt. Wordt er niet aan voldaan, kies dan een andere methode …..

Er is een duidelijke vraagstelling die voor alle deelnemers van groot belang is.
De vraagstelling is complex: inhoudelijk, omdat verschillende deelnemers/groepen een andere kijk of interesse hebben – of beide!
De oplossing is onbekend.
Er is sprake van een zekere tijdsdruk.

Innovatieve methodes als Open Space zijn steeds vaker nodig. De mogelijkheid om complexe problemen op de ‘klassieke manier’ op te lossen wordt beperkter. De kennis en de capaciteit van een organisatie om complexe vraagstellingen op te lossen, ligt slechts gedeeltelijk bij het management, en is tegenwoordig meestal over een groot deel van de organisatie (of andere belanghebbenden zoals klanten en leveranciers) verspreid. De beschikbare tijd om een vraagstelling op te lossen wordt steeds korter. Terwijl het steeds belangrijker wordt om draagvlak te creëren voor oplossingen. En ook om alle kennis en talenten die beschikbaar zijn te benutten op een soepele manier. De populariteit van Open Space – als methode om complexe vraagstellingen waarbij veel mensen en partijen betrokken zijn snel op te lossen – neemt daarom toe.

Met de omkadering van een raamwerk zoals Open Space Agility is de Open Space methode de ideale manier om een bepaalde verandering in een organisatie vanuit de mensen in beweging te zetten en succesvol te maken.
Welke verandering is trouwens krachtiger dan de beweging die de mensen zelf initiëren en vooruit stuwen? Geen enkele!

Conclusie: Open Space methode is heel krachtig als het op de juiste manier gebeurt

De Open Space methode is een heel geschikte methode om op een heel effectieve én plezierige manier complexe vraagstukken uit te werken. Met de toename aan reorganisaties, zijn mensen vaak nogal moe en cynisch van bijeenkomsten waarin hun mening wordt gevraagd over de veranderingen. De grote winst van Open Space is dat mensen aanvoelen dat ze hun tijd goed besteden, en dat ze werkelijk invloed hebben op het verloop van het proces en de inhoud van de resultaten.

Een deskundige coaching is van essentieel belang de juiste context te scheppen en deze ook te bewaren.

Maak van jouw Open Space ook een succes en laat je begeleiden door een ervaren coach.